請求業務の煩雑さを解消し、
月80時間の業務を削減

導入前は経理担当者1名が
180件の請求書を作成していた

「NP後払いair」導入前はどのような課題がありましたか?

もともと弊社では、1名の経理担当者が月あたり約180件の請求書の作成・送付・入金確認などを担い、現場の作業員がお客様宅への訪問集金を行っていました。「NP後払いair」の導入前は、9割ほどのお客様が請求書での支払いを選択されていましたので、経理担当者が取引ごとに請求書を作成、手作業で封入し、郵便ポストへの投函を行っていました。

加えて弊社ではコンビニ収納代行サービスも利用しているため、自社の請求書とは別でコンビニ収納代行用の請求書をつくり分ける必要がありました。コンビニ収納代行システム用の請求書発行では、社内の基幹システムからCSVデータをダウンロードし、収入代行システム専用のPCにインストールした上で、専用の用紙を入れて印刷し、封筒に詰めるという工程があります。1日に数10件もの請求に対応する場合もあり、非常に手間でした。

また、支払いが遅れてしまう取引については、現場の作業員から電話やメールでご連絡をしたり、時にはお客様宅に訪問してお支払いいただくようお願いしたりしていました。メールや電話でお支払いをお願いするコミュニケーションをとることは、作業員にとって心理的ストレスになることもありました。このような自社で行う請求業務の負荷をなくして、彼らが本業に集中できる環境をつくりたいという思いがありました。

毎月80時間の業務を削減し、
働き方の柔軟性が向上

導入後、経理担当者の業務には、どのような変化がありましたか?

「NP後払いair」を導入したことで、与信や請求書発行、集金業務、入金管理、督促といったこれまで自社で行っていた作業を全てまとめてお任せすることができるようになりました。経理の作業としては、情報を入力しボタンを押すだけの簡単な操作のみとなったため、請求書を発行する手間が大幅に削減されました。

自社で請求書を発行する場合は、お客様によって入金されるタイミングにばらつきがあり、一つひとつの取引を確認する必要がありました。「NP後払いair」では、月末までに請求書発行した取引分がすべて翌月末のタイミングで振り込まれるため、複数のお客様の入金処理が一度にできるようになり、作業ボリュームが大きく減りました。

また、サービス利用後の入金確認のコミュニケーションは、NPとお客様とで直接行っていただけるので、導入後は未払いについて懸念することが少なくなりました。請求対象の取引が決まった時期に確実に入金されるという安心感は、大きなポイントの一つです。

導入前は月120時間かけていた経理業務を月40時間で対応できるようになり、月あたりで80時間もの業務削減に成功しました。弊社の経理担当はフルタイムの勤務に負担を感じていたのですが、「NP後払いair」を導入したことにより業務負担が大きく減り、週3日のパート勤務が可能になりました。

現金管理がなくなり、
本業に多くの時間を確保

現場の作業員の業務には、どのような変化がありましたか?

導入前、現金の集金や精算作業を現場の作業員が行うことは、現金の紛失や授受における金額ミスなどが発生するリスクがあると懸念していました。また、現金でお支払いいただくお客様にはその場で領収書をお渡しする必要があるのですが、現場の請求業務を作業員が行う場合は、領収書の発行や収入印紙の貼付が確実に行われたのかを経理で確認することができていませんでした。集金や請求にまつわる業務を、なるべく現場ではなく経理の管轄下で行うようにするなどの体制見直しが急務だと捉えていました。

「NP後払いair」の導入により、現場の作業員が現金を扱うことがなくなり、自社のガバナンス向上に寄与する一要因となっています。また、請求業務をアウトソースすることで、これまで対応していた請求書の再発行依頼や訪問集金をする必要がなくなりました。現場作業員が本業である修理業務により多くの時間を費やすことができるようになりました。

約半数のお客様が
「NP後払いair」を選択

「NP後払いair」は、お客様に抵抗なくご利用いただいていますか?

「NP後払いair」に対して、クレームなどの批判的な声はまったく聞かないので、お客様にも抵抗なくご利用いただけていると感じています。コンビニや銀行、郵便局など、日々の生活において身近な場所でお支払いいただけるので、外出などのついでに気軽に支払えるのが便利なのだと思います。そのため、弊社の修理部門では、お客様の約半数が決済手段として「NP後払いair」を選択されています。